Vous avez envoyé des rappels polis, des courriels de suivi, peut-être même un appel ou deux. Rien n'y fait : le client ne paie toujours pas. À ce stade, il est temps de passer à l'étape suivante : la mise en demeure.
Ce n'est pas une lettre qu'on rédige à la légère, mais ce n'est pas non plus une procédure judiciaire complexe réservée aux avocats. Au Québec, n'importe quel travailleur autonome ou PME peut envoyer une mise en demeure, à condition de respecter certaines règles. Voici comment faire les choses correctement, avec un modèle que vous pouvez adapter dès aujourd'hui.
Qu'est-ce qu'une mise en demeure, exactement ?
Une mise en demeure est un avis formel envoyé à une personne ou une entreprise qui vous doit de l'argent (ou qui manque à une obligation contractuelle), lui demandant de remédier à la situation dans un délai précis. Au Québec, cette notion est encadrée par le Code civil du Québec, notamment aux articles 1594 à 1600.
Concrètement, la mise en demeure sert à trois choses :
Elle établit officiellement que le client est en défaut de paiement à partir d'une date donnée. Elle démarre le calcul des intérêts et des dommages si votre contrat ou vos conditions de facturation le prévoient. Et elle constitue une preuve essentielle si le dossier se retrouve un jour devant la Division des petites créances du Tribunal administratif.
En clair : c'est le pont entre les relances à l'amiable et un éventuel recours légal. Si vous en êtes encore à l'étape des rappels informels, jetez d'abord un œil à notre article sur le suivi professionnel d'une facture en retard — la mise en demeure vient généralement après deux ou trois relances restées sans réponse.
Quand envoyer une mise en demeure
Il n'existe pas de règle unique sur le "bon moment", mais voici un enchaînement qui fonctionne bien pour la majorité des pigistes et PME québécoises :
D'abord, un rappel amical quelques jours après l'échéance, par courriel. Ensuite, un second rappel plus ferme entre 15 et 30 jours de retard, idéalement avec un appel téléphonique. Puis, si le silence persiste au-delà de 30 à 45 jours, la mise en demeure devient l'outil approprié.
Si le montant est important, si le client évite systématiquement vos appels, ou si vous soupçonnez qu'il n'a simplement pas l'intention de payer, n'hésitez pas à accélérer le processus. Une mise en demeure envoyée trop tard peut aussi jouer contre vous : plus le temps passe, plus il devient difficile de prouver que vous avez agi avec diligence.
Les éléments essentiels d'une mise en demeure
Pour qu'une mise en demeure soit valide et efficace devant un tribunal, elle doit contenir plusieurs éléments précis. Voici ce qui ne doit jamais manquer :
Vos coordonnées complètes : nom ou raison sociale, adresse, numéro d'entreprise du Québec (NEQ) si applicable.
Les coordonnées du débiteur : nom exact de la personne ou de l'entreprise, adresse complète.
Les détails de la créance : numéro et date de la ou des factures concernées, description des services ou produits rendus, montant exact dû (incluant TPS et TVQ si applicables).
Un délai clair pour payer : généralement entre 10 et 15 jours ouvrables à compter de la réception de la lettre. Ce délai doit être raisonnable — un délai de 24 heures, par exemple, pourrait être jugé abusif.
Les conséquences du non-paiement : mention explicite que des procédures légales (recours aux petites créances, intérêts, frais) seront entamées si le paiement n'est pas reçu dans le délai imparti.
La mention "mise en demeure" : le titre du document doit clairement indiquer qu'il s'agit d'une mise en demeure, pas d'un simple rappel.
Votre signature et la date d'envoi.
Modèle de mise en demeure
Voici un modèle simple que vous pouvez adapter à votre situation :
[Votre nom / raison sociale]
[Votre adresse]
[Votre courriel / téléphone]
[Date]
MISE EN DEMEURE
Envoyée par courrier recommandé et par courriel
À : [Nom du client / raison sociale]
[Adresse du client]
Objet : Mise en demeure de payer — Facture n° [numéro], datée du [date]
Madame, Monsieur,
Par la présente, je vous mets en demeure de payer la somme de [montant] $ (taxes incluses), correspondant à la facture n° [numéro] émise le [date] pour [description des services/produits rendus].
Malgré [nombre] rappels envoyés les [dates], cette facture demeure impayée à ce jour.
Vous disposez d'un délai de [10 à 15] jours ouvrables à compter de la réception de la présente pour acquitter cette somme en totalité.
À défaut de paiement dans ce délai, je me réserve le droit d'entreprendre les recours appropriés, incluant le dépôt d'une demande à la Division des petites créances du Tribunal administratif du Québec, sans autre avis ni délai, et de réclamer les intérêts et frais applicables.
Veuillez agir en conséquence.
[Votre signature]
[Votre nom]
Adaptez le ton et les détails selon votre relation avec le client, mais gardez toujours la structure et la fermeté du message.
Comment envoyer votre mise en demeure
La façon dont vous envoyez ce document compte presque autant que son contenu, car vous devrez peut-être prouver qu'elle a bien été reçue. Les méthodes recommandées sont le courrier recommandé avec accusé de réception via Postes Canada, ce qui vous donne une preuve de livraison, ou un courriel avec confirmation de lecture, combiné à un envoi postal simple en copie de sécurité.
Évitez de vous fier uniquement à un texto ou un message sur les réseaux sociaux : ces canaux sont plus difficiles à prouver formellement si le dossier progresse vers un recours judiciaire.
Conservez une copie de tout ce que vous envoyez, avec la date, la méthode d'envoi et, si possible, une preuve de réception.
Que faire si la mise en demeure reste sans réponse
Si le délai est écoulé et que vous n'avez toujours rien reçu, plusieurs options s'offrent à vous :
La Division des petites créances est souvent l'option la plus accessible pour les travailleurs autonomes et petites entreprises, pour des réclamations allant jusqu'à 15 000 $. Aucun avocat n'est nécessaire, les frais sont raisonnables, et le processus est conçu pour être simple. Votre mise en demeure sera une pièce clé de votre dossier.
Une agence de recouvrement peut aussi être mandatée, moyennant des frais généralement calculés en pourcentage de la somme récupérée.
La négociation d'un plan de paiement reste parfois la solution la plus rapide si le client traverse simplement une période difficile — mais assurez-vous d'obtenir cet arrangement par écrit.
Pour éviter d'en arriver là la prochaine fois, il vaut la peine de revoir vos conditions de paiement et de les rendre encore plus claires dès la signature du contrat.
Erreurs à éviter
Quelques pièges reviennent souvent chez les pigistes qui rédigent leur première mise en demeure. Utiliser un ton trop agressif ou menaçant peut nuire à votre crédibilité et, dans certains cas, être perçu comme abusif. Oublier de mentionner un délai précis rend le document inefficace, puisque le client n'a alors aucune obligation claire à respecter. Ne pas conserver de preuve d'envoi est aussi risqué : sans preuve de réception, il devient difficile de démontrer que la mise en demeure a bien été transmise. Enfin, attendre trop longtemps avant d'agir peut compliquer les choses, surtout si le client devient injoignable ou change d'adresse entre-temps.
FAQ
Dois-je faire appel à un avocat pour rédiger une mise en demeure ?
Non, ce n'est pas obligatoire. Un travailleur autonome ou une PME peut rédiger et envoyer lui-même une mise en demeure, à condition de respecter les éléments essentiels mentionnés plus haut. Un avocat peut toutefois être utile pour les montants importants ou les situations complexes.
Combien de temps dois-je donner au client pour payer ?
Un délai de 10 à 15 jours ouvrables est généralement considéré comme raisonnable au Québec. Un délai trop court pourrait être contesté si le dossier se retrouve devant un tribunal.
Qu'est-ce que la Division des petites créances et est-ce que je peux l'utiliser ?
Il s'agit d'un tribunal simplifié permettant de réclamer des sommes jusqu'à 15 000 $ sans avoir besoin d'avocat. C'est souvent l'option la plus accessible pour les pigistes et petites entreprises aux prises avec une facture impayée.
Est-ce que je peux envoyer une mise en demeure par courriel seulement ?
Oui, mais il est fortement recommandé d'ajouter un envoi par courrier recommandé, ou du moins une confirmation de lecture, pour vous assurer d'avoir une preuve solide de réception.
Que faire si le client conteste la facture après avoir reçu la mise en demeure ?
Documentez tous les échanges et conservez vos preuves (contrat, devis, livrables, courriels). Si la contestation vous semble injustifiée, vous pouvez tout de même déposer une demande aux petites créances, où le tribunal tranchera sur la base des preuves fournies par les deux parties.
En conclusion
Personne n'aime en arriver à envoyer une mise en demeure, mais c'est parfois la seule façon de récupérer l'argent qui vous revient. En suivant une structure claire, un ton ferme mais professionnel, et en gardant des preuves de tout, vous mettez toutes les chances de votre côté.
La meilleure façon d'éviter d'en arriver là reste encore une facturation claire, professionnelle et bien organisée dès le départ. Avec Siro, vous créez des factures conformes en quelques clics, vous suivez leur statut de paiement en temps réel et vous automatisez vos rappels avant même que la situation ne dégénère. Essayez Siro gratuitement dès aujourd'hui sur siro-app.com.