Vous envoyez des courriels à vos clients, vous les appelez, vous échangez sur Slack ou WhatsApp. Mais dans quelle langue devez-vous communiquer pour respecter la Loi 96 ?
Dans cet article, on vous explique les règles à suivre pour vos communications clients et des exemples concrets de messages à utiliser.
La règle de base : offrir le français d'abord
Selon la Loi 96, vous devez offrir le service en français lors de vos communications avec des clients québécois. Si le client préfère l'anglais, vous pouvez ensuite communiquer dans cette langue.
En pratique :
- Votre premier courriel doit être en français (ou bilingue)
- Votre message d'accueil téléphonique doit être en français
- Vos formulaires de contact doivent être disponibles en français
Pour comprendre toutes vos obligations, consultez notre guide sur les obligations de la Loi 96 pour freelances et PME.
Comment adapter vos courriels
Premier contact : toujours en français
Lorsque vous envoyez un premier courriel, rédigez-le en français. Vous pouvez ajouter une version anglaise en dessous.
Exemple :
Objet : Confirmation de votre demande / Confirmation of your request
Bonjour [Nom],
Merci pour votre demande. Je serai ravi(e) de vous aider avec votre projet. Pouvons-nous planifier un appel cette semaine ?
Si vous préférez communiquer en anglais, n'hésitez pas à me le faire savoir.
Cordialement, [Votre nom]
Échanges suivants : adaptez-vous au client
Une fois que le client a répondu, vous pouvez adapter la langue à sa préférence. Si le client répond en anglais, vous pouvez continuer en anglais.
Signature de courriel bilingue
Créez une signature bilingue avec le français en premier :
[Votre nom] / [Your name]
Consultant(e) en [domaine] / [Domain] Consultant
Messages téléphoniques et vocaux
Votre message d'accueil doit être en français, ou bilingue avec le français en premier :
"Bonjour, vous avez joint [Votre nom]. Veuillez laisser un message et je vous rappellerai dans les plus brefs délais. Hello, you've reached [Your name]. Please leave a message and I'll get back to you as soon as possible."
Réseaux sociaux et messagerie
Si vous communiquez via LinkedIn, Facebook Messenger ou WhatsApp, les mêmes règles s'appliquent : offrez d'abord le français, puis adaptez-vous à la préférence du client.
Cas particuliers
Clients hors Québec
Si votre client est situé à l'extérieur du Québec, vous n'êtes pas obligé de communiquer en français. Vous pouvez utiliser la langue de votre choix.
Client qui demande l'anglais dès le départ
Si un client vous contacte en anglais, vous pouvez répondre en anglais, mais il est recommandé d'offrir le français au moins une fois pour montrer votre conformité.
Modèles de messages conformes
Réponse automatique (out of office)
Bonjour, je suis actuellement absent(e) et je reviendrai le [date]. Je répondrai à votre message dès mon retour. / Hello, I am currently out of office and will return on [date]. I will respond to your message upon my return.
Confirmation de rendez-vous
Bonjour [Nom], je confirme notre rendez-vous le [date] à [heure]. Au plaisir de vous rencontrer ! / Hello [Name], I confirm our meeting on [date] at [time]. Looking forward to meeting you!
Erreurs à éviter
- ❌ Envoyer un premier courriel uniquement en anglais
- ❌ Avoir un message vocal uniquement en anglais
- ❌ Ne pas offrir le français comme option
Pour éviter ces erreurs fréquentes des travailleurs autonomes, mettez en place des systèmes conformes dès le départ.
Checklist de conformité
- ✅ Mes premiers courriels sont en français ou bilingues
- ✅ Mon message vocal est en français ou bilingue
- ✅ Ma signature de courriel est bilingue avec le français en premier
- ✅ J'offre toujours le français comme option
En résumé
La Loi 96 exige que vous offriez vos services en français lors de vos communications avec des clients québécois. Cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas communiquer en anglais, mais vous devez d'abord proposer le français.
Pour simplifier votre conformité, utilisez des modèles bilingues et des outils comme Siro qui génère automatiquement des documents conformes.
Besoin de factures conformes ? Consultez notre guide sur les factures bilingues et notre modèle de facture conforme.